¿Cómo administrar centros comerciales?
En nuestra inmobiliaria llevamos la administración de algunos centros comerciales de la región y les compartimos detalles generales sobre como administrarlos.
Administrar centros comerciales no es tarea sencilla. Como albergan copropietarios y ocupantes con intereses diferentes, es complicado manejar la convivencia y mantenerlos conformes a todos. Además, para ejercer correctamente su labor, el administrador debe conocer a fondo el leyes aplicables al estado de condominio, normas y reglamentación.
Es sabido que el trabajo es bastante, pero ocurre en oportunidades que los condóminos y/o poseedores no están bien informados de todo lo que hace la administración y sienten que su trabajo no corresponde al pago que perciben. Ante esto es bueno tener claridad de las labores que se deben esperar de un administrador.
¿Cuáles son las principales funciones de un administrador?
- El administrador de centros comerciales puede ser una persona jurídica o moral, que sea capaz de demostrar que cuenta con las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su labor.
- En orden numerativo mas no limitativo y referente a las funciones específicas del administrador, se encuentran:
- Disponer de un libro de actas de la asamblea de condóminos según aplique.
- Conservar y supervisar los bienes pertenecientes al centro comercial, así como los servicios comunes.
- Fomentar la organización, integración y desarrollo adecuado de los inquilinos o condóminos.
- Representar y llevar las decisiones tomadas en las Asambleas de consejo.
- Recabar y conservar los libros y la documentación relacionada con el centro comercial, y ponerlas a disposición de los copropietarios no morosos o inquilinos para que los consulten cuando lo deseen.
- Atender la operación adecuada y eficiente de las instalaciones y servicios generales.
- Administrar y conservar los bienes de uso común.
- Contratar los servicios domiciliarios para las áreas de uso común.
- Efectuar las obras de mantenimiento y reparaciones locativas a que haya lugar.
- Difundir y ejecutar los acuerdos de la Asamblea General.
- Realizar la cobranza de las cuotas para los fondos de mantenimiento y administración y el de reserva.
- Recaudar las cuotas extraordinarias.
- Realizar los gastos propios de mantenimiento y administración del centro comercial o condominio.
- Entregar recibo por todos los pagos que reciba.
- Entregar mensualmente a cada inquilino o condómino un estado de cuenta (contabilidad) en caso que aplique la copropiedad.
- Convocar a Asambleas Generales.
- Representar al consejo y condóminos o inquilinos la contratación de locales, espacios o instalaciones de propiedad común que sean objeto de arrendamiento, comodato o que se destinen al comercio.
- Elaborar y hacer cumplir el Reglamento Interno de la copropiedad.
- Cumplir, cuidar y exigir el cumplimiento de la Ley que regula la copropiedad en su Estado y el Reglamento Interno.
- Atender las condiciones dictadas por la Ley de Protección Civil y su Reglamento.
- Iniciar los procedimientos administrativos o judiciales que procedan contra los inquilinos o condóminos que incumplan con sus obligaciones.
- Promover por lo menos una vez cada seis meses en coordinación con la Procuraduría y la Procuraduría Ambiental una jornada de difusión de los principios básicos de la cultura y el cuidado del medio ambiente.
- Fomentar en la comunidad el conocimiento y el cumplimiento de la Ley de Copropiedad o reglamento estipulado, la Escritura Constitutiva
- Emitir constancias de no adeudo cuando sean solicitadas.
- Dirimir controversias asociadas a la mala convivencia.
- Sumadas a estas obligaciones y responsabilidades, se hallan las establecidas por las Asamblea General en el Reglamento Interno del centro comercial o Condominio. El incumplimiento de cualquiera de ellas por parte del administrador puede derivar en la revocación de su nombramiento.
¿Como administrar centros comerciales y condóminos?
Para una correcta administración de estos reglamentos de copropiedades, el administrador además de conocer el marco jurídico, sus responsabilidades y obligaciones, debe capacitarse en contabilidad y gestión de finanzas. De esa manera, podrá realizar los estados de cuenta exigidos y, sobre todo, invertir los recursos de manera eficiente y transparente, algo que genera confianza total.
También es importante conocer la legislación en materia laboral y de convivencia ciudadana, pues la contratación de vigilantes, persona para limpieza, etc. estará a su cargo, así como la resolución de conflictos vecinales.
No está de más buscar asesoría tanto en el área contable como en el ámbito laboral. Así será más fácil cumplir de manera correcta con las obligaciones.
¿La relación con los inquilinos o condóminos?
Es importante que el administrador cuente con un registro de todos los condóminos y residentes para localizarlos rápidamente cuando sea necesario. Además, debe mantener una comunicación fluida y eficiente con ellos.
El administrador debe informar de forma oportuna el estado de cada acción o proyecto, y tener a la mano la información financiera con el fin de hacer más efectiva y transparente su gestión, ya que sólo esto hará que los condóminos o inquilinos se sientan mas tranquilos y satisfechos con su trabajo.
Actualmente, los softwares de administración de centros comerciales y condominios permiten al administrador apoyo en todo lo anteriormente señalado.
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